Senior (service)portfoliomanager

Functieomschrijving
Als senior (service)portfoliomanager bij het ministerie van Buitenlandse Zaken heb jij overzicht over de ICT-projecten, innovaties, diensten en applicaties in Den Haag en de posten in het buitenland. Jij analyseert welke investeringen nodig zijn om de ambities van het ministerie te realiseren en dat weet je in heldere bewoordingen voor te leggen aan het (top)management.

Voor jou is portfoliomanagement een interessante puzzel om op te lossen. Er is immers altijd geld en capaciteit tekort om aan alle wensen invulling te geven. Het maken van keuzes is de sleutel tot succes. Jij weet als geen ander de (investerings)mogelijkheden te analyseren met behulp van prioriteringscriteria en risico/kans beoordelingen. De uitkomst daarvan leg je in heldere besluitvormingsopties voor aan de CIO en het topmanagement. Of dat schriftelijk of mondeling is, maakt jou niet uit. In beide situaties kun je je uitstekend uitdrukken.

Binnen het team van 3 portfoliomanagers ligt in jouw takenpakket de nadruk op het applicatie- en serviceportfolio. Jij hebt het actuele overzicht over bestaande (ICT)diensten en applicaties en ben je verantwoordelijk voor de juiste registratie daarvan Onderdeel van je werkt is het opzetten van Lifecyclemanagement zodat applicaties ‘fit for purpose’ blijven. Jij ziet de relatie tussen bestaande diensten en applicaties met vernieuwsprojecten en geeft zo invulling aan de ambitie van BZ om de IV ontwikkelingen meerjarig te plannen.

Jij houdt van bouwen en ziet mogelijkheden om portfoliomanagement naar een volgend niveau te brengen binnen het ministerie. Je snapt dat in Nederland opgestelde procedures en richtlijnen in de internationale context van Buitenlandse Zaken niet altijd werken in het buitenland en weet daar mee om te gaan.

Plannen, organiseren en samenwerken zijn woorden die jou goed typeren. Want de informatie die nodig is voor een actueel applicatie en dienstenportfolio komt vanuit verschillende kanten van de BZ organisatie: zowel de ICT als de gebruikerskant. De uitdaging om dat samen te brengen, te analyseren en tot een goed advies te brengen, is wat jou aanspreekt in deze functie.

Gamebased Assessment (GBA):
Voor deze vacature vragen we je een game-based assessment te maken. Wat betekent dat? In deze assessmentvorm speel je verschillende games. Aan de hand van jouw resultaten kunnen wij beoordelen of je over de competenties en/of vaardigheden beschikt die je nodig hebt om de functie goed te kunnen vervullen. Extraleuk voor jou: nadat je de game-based assessment hebt voltooid, krijg jij ook een mooi rapport.

Goed om te weten:
Nadat je jouw sollicitatie hebt ingestuurd, ontvang je (in de ontvangstbevestiging van je sollicitatie) een uitnodiging met een link naar het assessment. Je hebt tot 48 uur na het sluiten van de vacature de tijd om het assessment af te ronden.

Het resultaat van je assessment wordt gedeeld met het ministerie van Buitenlandse Zaken. Je hebt te allen tijde de mogelijkheid om je account te verwijderen, zodat je resultaten niet meer zichtbaar zijn voor het ministerie.

Functie-eisen

• Je hebt een afgeronde opleiding bestuurlijke informatiekunde of een andere relevante opleiding op HBO- of universitair niveau.
• Je hebt aantoonbare kennis en ervaring op het gebied van portfoliomanagement (bijvoorbeeld MoP), project- en programmasturing (bijvoorbeeld Agile, Prince2, MSP) en ICT methodes (bijvoorbeeld ITIL en ISO)
• Je bezit adviesvaardigheden op strategisch niveau en bent in staat op verschillende niveaus binnen de organisatie te communiceren, zowel binnen de primaire- als ondersteunende processen.
• Je hebt schriftelijke vaardigheden en kunt analyses omzetten in goed leesbare narratives, notities, annotaties, rapporten, presentaties en/of online bijdragen.
• Je neemt verantwoordelijkheid voor het beheren van de portofolio’s. Veranderingen (in beleids)doelstellingen vertaal je naar vernieuwing van de portfolio’s.
• Je levert een actieve bijdrage aan de vernieuwing van de I(CT)-diensten wereldwijd (complexe multidisciplinaire ontwikkelings- en veranderingsprocessen); Hierbij ligt een zware nadruk op security en gevoeligheden
• Je weet een brug te slaan tussen vraag en aanbod en stuurt op de realisatie daarvan. Je bent in staat om de (nieuwe) producten en diensten uit te dragen en aan de man te brengen, en daarbij kunnen omgaan met weerstand en financiële marges.

Bijzonderheden

• We vragen je te solliciteren via de button ‘solliciteren op externe site’.
• De selectieprocedure bestaat uit een briefselectie, een Gamebased Assessment en (een) selectiegesprek(ken). Na elke fase bepalen we welke kandidaten doorgaan naar de volgende fase van de selectieprocedure.
• De selectiegesprekken vinden plaats in Den Haag

Game Based Assessment (GBA)
Voor deze vacature vragen we je een gamebased assessment te maken. Wat betekent dat? In deze assessmentvorm speel je verschillende games. Aan de hand van jouw resultaten kunnen wij beoordelen of je over de competenties en/of vaardigheden beschikt die je nodig hebt om de functie goed te kunnen vervullen. Extra leuk voor jou: nadat je de gamebased assessment hebt voltooid, krijg jij ook een mooi rapport.

Goed om te weten:
Nadat je jouw sollicitatie hebt ingestuurd, ontvang je (in de ontvangstbevestiging van je sollicitatie) een uitnodiging met een link naar het assessment. Je hebt tot 48 uur na het sluiten van de vacature de tijd om het assessment af te ronden. Het resultaat van je assessment wordt gedeeld met het ministerie van Buitenlandse Zaken. Je hebt te allen tijde de mogelijkheid om je account te verwijderen, zodat je resultaten niet meer zichtbaar zijn voor het ministerie.

Voor elke sollicitatie wordt je opnieuw uitgenodigd om een GBA te maken. Het is niet mogelijk om de resultaten van het GBA opnieuw in te zetten bij een nieuwe sollicitatie. Dit heeft te maken met richtlijnen die we graag volgen met betrekking tot data privacy / AVG.

Mocht je tijdens het maken van het GBA tegen technische problemen aanlopen kan je via de help knop contact opnemen met de support afdeling van de leverancier van het GBA.

Meer over jouw toekomstige afdeling
Cluster Strategie en Portfolio (IDI/SP)
De Directie Informatievoorziening en Digitale Innovatie (IDI) is verantwoordelijk voor de I(CT)-voorziening van het Ministerie van Buitenlandse Zaken. Met ruim 100 interne medewerkers aangevuld met externe projectleiders voert IDI regie op externe leveranciers (zowel commercieel als overheidspartijen) die I(CT)-diensten aan BZ leveren, zodat de 5000 collega’s in binnen- en buitenland optimaal digitaal kunnen (samen)werken.

IDI is de strategisch partner van de departementsleiding op het gebied van digitalisering en ondersteunt het departement om digitaal professioneel te functioneren. Door de inzet van nieuwe technologieën wil BZ vooroplopen als wereldwijd digitaal opererende diplomatieke dienst.

Het wereldwijde ICT-netwerk dat ook in minder ontwikkelde landen goed moet werken, de hoge beveiligingseisen die gelden voor internationale samenwerking, de BZ cloudomgeving en een inspirerend DataCompetenceCenter zorgen voor een uitdagende werkomgeving voor een I(CT)-professional.

Het cluster Strategie en Portfolio (IDI/SP) is onderdeel van IDI en verantwoordelijk voor de totstandkoming van de strategische I(CT)-koers en is het CIO-office van het ministerie. Onderdeel van SP is het team portfoliomanagement bestaande uit 3 portfoliomanagers, dat verantwoordelijk is voor het Integraal I(CT)-portfoliomanagement voor zowel innovaties, projecten als bestaande diensten met een omvang van jaarlijks ca 100 miljoen euro. Werkzaamheden betreffen het gehele proces: van het beheren van de portfolios, tot het analyseren en strategisch adviseren aan het topmanagement over te volgen prioriteitsstelling. Een andere taak is programmatoetsing en CIO-oordelen op grote en/of risicovolle I(CT)-projecten in nauwe samenwerking met de business controller.

De Directie Informatievoorziening en Digitale Innovatie (IDI) valt organisatorisch direct onder de Plaatsvervangend Secretaris-Generaal (PSG), met aan het hoofd de CIO van BZ. De directie is na een reorganisatie in 2021 nieuw ingesteld met als doelstelling om digitalisering nog meer te positioneren als strategisch element in de primaire en ondersteunende processen van BZ. Naast het cluster Strategie en Portfolio omvat de nieuwe directie ook de andere clusters Advies en integratie, Informatiemanagement, Functioneel beheer, Security center en Data Competence Center.

IDI voert een actief diversiteitsbeleid en zet in op een inclusieve organisatie. IDI streeft naar een evenwichtige verdeling van medewerkers naar leeftijd, geslacht, cultuur, achtergrond, kennis en competenties. IDI zoekt niet naar ‘standaardmedewerkers’ volgens een sjabloon. Teams worden samengesteld uit een diversiteit van individuele medewerkers die elk vanuit hun specifieke persoonlijkheid, kennis, vaardigheden, ervaring en interesses iets bijzonders toevoegen. Het meebrengen van bijzondere persoonlijke voor BZ relevante eigenschappen wordt dan ook gewaardeerd.